「必要のない残業を削減することにより個々の生産性を向上し、ワークライフバランスが保たれている状態を作る。」を目的に2024年7月に取り組みを始めた「残業ゼロプロジェクト」ですが、各拠点の業務効率化への取り組み事例をご紹介いたします。ぜひ参考にしていただけますと幸いです。

①来場日報の紙への記入を廃止（奈良日産登美ヶ丘店）

従来、奈良日産ではお客様が店舗に来られたら、CSスタッフがお客様のお名前、車のナンバー、用件を紙の来場日報に書いた後、その紙を見てPCに入力。来場日報はまとめて店長に提出するという作業をされていました。

しかし、「この紙は何のために記入しているのか？」と平阪店長からCSスタッフに確認をしたところ、「店長に提出する為に記入しています」という回答があった為、PCで管理しているのに必要がないと判断した平阪店長は紙への記入を廃止し、PCの管理のみとしました。

おそらく、PCで入力するようになった際に紙に書く習慣が残ってしまい、並行して管理することになったのではないかと推測できます。それに気づいた平阪店長が無駄な紙の管理を廃止した好事例です。
「昔からやっているから」という理由のみで続けてしまっている作業が皆さんの身の回りにもきっとあるはずです。ぜひこの機会に見直してみていただけますと幸いです。

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②業務の棚卸シート展開（モトーレン神戸サービス部）

モトーレン神戸は伊藤隆太部長の元、サービスアドバイザーの業務棚卸シートを使って拠点内で残業過多なサービスアドバイザーの職務の精査を行っています。

1.無駄な業務をしていないか？
2.他部署でサポートする業務はないか？
3.忙しいと思い込んでいないか？（業務改善を諦めていないか？）

サービス部の中でも一番多忙な職種の為、「業務の実態が不透明である事が無駄な残業を増幅させているかもしれない」と考え、また中途入社や職種変更でサービスアドバイザー職に就任したスタッフの教育にも使用可能であることから実施されています。
他のブランドのサービスアドバイザーの業務の棚卸にも使えると思いますので、もし興味がおありの方はぜひご一報ください。

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③業務の見える化（レーヴェクヴァリテート）

以前は紙で入庫・作業の進捗を管理していました。それをスプレッドシートに変更し、色によって作業が完了したのか、まだ作業中なのかを一目でわかるようにしました。すると、どこに時間がかかっているかわかるため、作業が終わっている人が終わっていない人を手伝うような流れを作ることができ、会社全体の残業削減にも繋がっています。
最初はPCの作業になかなか慣れないスタッフもいらっしゃったようですが、今では定着し「このシートがないと仕事にならない」という状況に変わりました。

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④文字起こし

ナレッジや採用サイトの記事でインタビュー形式のものがあがっているのを目にされたことがあると思いますが、本社のスタッフが実際に「インタビュー→文字起こし→編集」という作業を行った上で記事として出しています。この文字起こしがなかなか大変なのですが、今ではGoogleドキュメントでもできることをご存知でしょうか？ドキュメントを開いて「ツール」→「音声入力」を選択して頂くと、音声をそのままドキュメントに文字として落とすことができます。

音量や話すスピードによりますが、精度は悪くないと思います。記事作成以外にも議事録作成で時間を取られている方がいたらぜひ活用していただきたいツールです。

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以上のようにちょっとした工夫や無料のツールを使うことで、無駄な作業を減らすことができている事例が多数あります。もし、皆様の周りでも成功した取り組みがあればぜひ教えてください。
反対に「こういうことで時間が取られて困っている」という場合もぜひ教えてください。残業ゼロプロジェクトチームと一緒に解決していきましょう！

■ 残業ゼロプロジェクトについて 問い合わせ先■
人事労務部　野原
Tel：070-1548-2463　Email：k.nohara@glion.co.jp